Repérer les tâches qui méritent d'être automatisées
Comment repérer les tâches qui méritent d'être automatisées, celles qui n'en valent pas la peine, et dans quel ordre les traiter.
Écrit par les consultants de Lick & Shannon Partners. Le repérage se fait en une semaine, sans outil, et il évite l'essentiel des mauvais investissements.
Le critère qui trie : fréquence × durée × stabilité
Une tâche mérite d'être automatisée quand trois conditions se cumulent. Prises séparément, aucune ne suffit — et c'est en les prenant séparément qu'on se trompe.
- La fréquence. Combien de fois par semaine ou par mois. Une tâche quotidienne à cinq minutes pèse plus lourd sur l'année qu'une tâche mensuelle à deux heures.
- La durée unitaire. Mesurée, pas estimée. L'écart entre le temps ressenti et le temps réel va couramment du simple au double, dans les deux sens.
- La stabilité. La tâche se fait-elle de la même façon d'une fois à l'autre, et d'une personne à l'autre ? C'est le critère le plus discriminant, et le seul qu'on ne peut pas déduire d'un chiffre : il faut regarder deux personnes la faire.
Multipliez fréquence par durée pour obtenir un volume annuel. Filtrez ensuite par stabilité. Ce qui reste en haut de la liste est votre gisement réel.
Les tâches qui n'en valent pas la peine
- Les tâches rares. Sous une dizaine d'occurrences par an, le coût de conception et de maintien dépasse le gain, et le dispositif sera périmé au moment de servir.
- Les tâches instables. Si chaque occurrence diffère, l'automatisation traitera les cas standards et créera du travail de reprise sur le reste.
- Les tâches qui vont disparaître. Un processus lié à un système qu'on remplace dans six mois, ou à une obligation qui change.
- Les tâches déjà rapides. Automatiser une action de trente secondes faite dix fois par jour rapporte cinq minutes et coûte plusieurs jours.
- Celles dont l'erreur ne se voit pas. Sans contrôle possible, l'automatisation propage en silence.
L'ordre dans lequel les traiter
L'ordre optimal n'est pas celui du gain décroissant. Il tient compte de ce que chaque chantier rend possible ensuite.
- D'abord ce qui débloque. Si plusieurs tâches dépendent d'une même donnée mal structurée, régler la donnée avant. Sinon on contourne le même obstacle trois fois.
- Ensuite ce qui est visible. Un premier résultat perceptible par ceux qui devront adopter la suite vaut plus qu'un gain supérieur invisible.
- Puis le gain pur, par ordre décroissant.
- En dernier, le transversal. Ce qui traverse plusieurs services demande un crédit interne qu'on n'a qu'après deux ou trois réussites.
Ce que l'automatisation révèle sur l'organisation
Le repérage produit régulièrement un effet secondaire plus utile que l'automatisation elle-même : il rend visible des choses que personne n'avait formulées.
- des tâches faites en double par deux services qui s'ignorent ;
- des contrôles qui rattrapent un défaut situé en amont, qu'il suffirait de corriger là ;
- des étapes maintenues par habitude, dont plus personne ne lit le résultat ;
- des écarts de pratique entre deux personnes sur le même poste, sans que l'une soit meilleure — juste différente.
Ces découvertes se traitent avant d'outiller, et pour un coût nul. C'est la raison pour laquelle nous commençons toujours par mesurer : dans une part notable des cas, le gain le plus rapide ne demande aucune technologie.
Ce filtre vous permet de trier vos propres tâches. Il ne les mesure pas à votre place, et c'est la mesure — pas l'intuition — qui détermine ce qui vaut le coup. Comptez une semaine pour la faire correctement.
Faire chiffrer le gain sur un processus
Un processus, son coût actuel, son coût après automatisation. Sans engagement d'outil.
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