Ce que l'automatisation donne concrètement en PME
Les processus les plus souvent automatisés en PME, les ordres de grandeur en temps et en coût, et les cas où le gain a déçu.
Écrit par les consultants de Lick & Shannon Partners. Les ordres de grandeur donnés ici sont ceux que nous observons ; ils varient fortement selon l'organisation, et aucun ne remplace une mesure sur votre propre processus.
Les processus les plus souvent traités
Cinq familles reviennent, quel que soit le secteur. Elles partagent les mêmes propriétés : fréquentes, stables, et l'erreur s'y détecte.
- Le traitement des factures fournisseurs — lecture, extraction, imputation, mise en paiement. Le cas le plus fréquent, et celui dont le retour est le plus facile à démontrer.
- La production de devis récurrents — quand le devis suit une logique de catalogue. Le gain porte autant sur le délai de réponse que sur le temps passé, et le délai se transforme parfois en chiffre d'affaires.
- Les relances clients — détection des échéances, rédaction, suivi. Effet secondaire régulier : l'encours diminue, parce que les relances partent enfin systématiquement.
- La circulation des documents — bons de commande, bons de livraison, comptes rendus d'intervention. Suppression des ressaisies entre le terrain et l'administratif.
- La qualification des demandes entrantes — router au bon interlocuteur sans lecture manuelle.
Les ordres de grandeur en temps et en coût
Ce que nous constatons sur des PME de vingt à deux cents personnes, à prendre comme des repères et non comme des promesses :
- Durée d'un chantier ciblé — six à douze semaines entre la décision et la mise en service, dont la moitié en description et en simplification du processus. La partie technique est rarement la plus longue.
- Temps interne à prévoir — cinq à dix jours-homme répartis sur la période, principalement chez ceux qui font le travail. Sous-estimer ce point est la première cause de dérapage.
- Gain observé — sur les cas qui aboutissent, la moitié à deux tiers du temps de traitement de la tâche visée. Rapporté au processus complet, l'effet est plus modeste, parce que les temps d'attente entre étapes ne bougent pas.
- Délai de retour — de quelques mois à deux ans selon le volume. En dessous d'un certain volume, le calcul ne se referme jamais, et il vaut mieux le savoir avant.
Les cas où le gain a été décevant
Ces cas sont plus instructifs que les réussites, et ils ne sont pas rares.
- Le gain réel sous le gain annoncé, parce que les exceptions étaient sous-estimées. Un processus présenté comme standard à 90 % se révèle standard à 60 %, et le traitement manuel des 40 % restants annule l'essentiel du bénéfice.
- Le temps gagné jamais réaffecté. Le processus va plus vite, personne ne fait autre chose, et six mois plus tard le gain est indémontrable.
- La charge déplacée vers un poste plus qualifié. La saisie disparaît, le contrôle apparaît, et le contrôle est fait par quelqu'un de plus coûteux.
- L'outil abandonné après le départ de la personne qui le tenait. Une automatisation portée par une seule personne meurt avec son départ.
Ce qui distingue les projets qui tiennent
En comparant les chantiers qui produisent encore un effet deux ans après à ceux qui se sont éteints, quatre différences ressortent :
- le processus avait été simplifié avant d'être automatisé, pas seulement transposé ;
- le coût de départ avait été mesuré, ce qui a permis de démontrer le gain et de financer la suite ;
- deux personnes au moins savaient intervenir sur le dispositif ;
- l'usage du temps libéré avait été décidé au cadrage, pas laissé à l'appréciation.
Aucune de ces quatre différences n'est technique. C'est ce qui explique que deux entreprises déployant le même outil obtiennent des résultats sans rapport.
Ces ordres de grandeur donnent un cadre de réflexion. Ils ne valent pas pour votre processus : le gain dépend de votre volume, de la part réelle de cas standards et de ce que vous ferez du temps libéré. C'est ce qu'un chiffrage établit en quelques jours.
Faire chiffrer le gain sur un processus
Un processus, son coût actuel, son coût après automatisation. Sans engagement d'outil.
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